Правила поведінки в офісі

Прийнявши позитивне рішення про прийняття вас на роботу, керівництво компанії має намір отримати не тільки фахівця (нехай навіть і початківця), але і нового члена колективу, який стане надійною ланкою в команді.
Що слід знати початківцю офісному співробітникові:
Загальні правила поведінки в офісі.
Правила спілкування з керівником та колегами.
Офісний дрес-код.
Основи ділового етикету.

Теми для обговорення збудовані в порядку пріоритетності. З часом цей порядок зміниться і пов’язано це буде з вашою подальшою кар’єрою. Але на перших порах елементарне поведінку в офісі для вас важливіше, ніж тонкощі четвертого пункту.
Загальні правила поведінки в офісі
Як і в будь-якому колективі – шкільному, студентському та ін – в офісному колективі є свої гласні і негласні правила, регламентовані і немає. Регламентовані правила – це правила, які прописані в офіційних документах компанії. І вони залежать від специфіки організації. Так, наприклад, регламентуються правилом може бути заборона на винос з будівлі офісу документів та інших матеріалів, що належать компанії; заборона на використання переносних запам’ятовуючих пристроїв (флешки, диски); заборона використання мобільних телефонів в робочий час і багато іншого. Ці правила не повинні піддаватися критиці, оскільки їх розробкою займаються спеціалісти і для кожного з правил є свої вагомі підстави.
До негласним правилам відносять ті, необхідність в яких не вимагає суворої регламентації, ви не будете за них офіційно покарані, але без яких не обходиться офіс. До таких правилам відносять:
корпоративні вечірки, ігнорувати які не варто, навіть якщо вам це не подобається. Тим самим ви показуєте колективу, що не зацікавлені в спілкуванні з ними;
скиди на подарунки колегам до свят, невеликі чаювання з цього приводу. Зобов’язати брати участь у таких заходах вас ніхто не має права, але і не слідувати цьому не варто – ваші особисті неприязні, які виникнуть на цьому грунті, негативно позначаться на подальшій спільній роботі в даному колективі;
п’ятничний ритуал. У деяких компаніях прийнято по п’ятницях влаштовувати посиденьки, або разом відвідувати кафе та ін Їх можна іноді пропускати з поважних причин, але не постійно, інакше можна здобути репутацію скнари і білої ворони;
ні в якому разі не фліртувати з колегами, не відпускати недоречні жарти (на інтимні теми, на теми фізичних можливостей, на природні дані людини);
стежте за своєю мовою. В офісі не прийнято використовувати сленг. Інакше вас можуть прийняти за звичайного кур’єра;
теми для розмов. У деяких колективах практикується обговорення начальства, зовнішнього вигляду і здібностей колег і ін Будьте акуратні – це може бути перевіркою. Бажаючи відразу стати «своїм хлопцем», можна сказати зайвого, що відгукнеться в майбутньому. Взагалі обговорення особистих тем, керівництва, колег суворо заборонено будь-яким етикетом;
не ставте зайвих запитань колегам – про сімейний стан, хто з ким і в яких відносинах. І не розповідайте про себе зайвого;
якщо в офісі дозволено відвідувати не мають відношення до роботи сайти, будьте гранично обережні: дуже часто в компаніях коштують програми контролю, що дозволяють IT-відділу контролювати всі комп’ютери компанії. Це необхідно для припинення витоку інформації насамперед. Тому не відкривайте компрометуючі сторінки, не ведіть занадто особистого листування;
крім контролю відвідуваності Інтернету в офісах встановлюються відеокамери. Необхідні вони, перш за все, в цілях безпеки. Не забувайте про них і стежте за собою, не допускайте зайвого, навіть залишаючись наодинці з самим собою в кабінеті;
гроші. Ніколи ні під яким приводом не цікавтеся рівнем заробітної плати колег. Допускається обговорення тільки вашої зарплати з безпосереднім керівником;
особистий простір. Ніколи нічого не беріть зі столу колег, не спитавши на те дозволу. Це є не тільки правилом поведінки в офісі, але і правилом етикету;
не вносите виправлень у документи, виконані не вами;
не заглядайте в чужий комп’ютер;
не відповідайте на чужі дзвінки.
Їсть ще багатьох правил – і в кожного колективу вони свої. Головне – дотримуватися їх і не виділятися.
Правила спілкування з керівником та колегами
В залежності від посади можлива наявність декількох керівників (прямий керівник, керівник відділу, керівник компанії), колег (рівних за посадою), підлеглих. Залежно від ступеня підпорядкованості існує кілька способів спілкування.
З керівником та всіма, хто вище за посадою. Незалежно від віку і статі, не допускається панібратство, перехід на «ти». Навіть якщо вам молодший за віком чи ровесник-керівник сам запропонував перейти на більш прості відносини, це повинно залишитися особистим. У присутності сторонніх (особливо під час зустрічей, переговорів та ін) ніколи не можна показувати своїх «теплих, дружніх» відносин – строго і офіційно. В сучасному офісі все частіше зустрічається європейська форма спілкування, при якій не використовується батькові, тільки ім’я, але на «Ви»! Перейти на неї ви маєте право тільки з ініціативи самого керівника. Якщо він представлений по імені-по батькові і не давав вам дозволу спростити стиль спілкування – ніякої фамільярності!
До рівним за посадою можна звертатися по імені, попередньо запитавши на те дозволу. В даному випадку дозволяється проявити ініціативу самому. У присутності інших можна звернутися тільки по імені, але теж на «Ви».
До підлеглих теж можна звернутися по імені. Якщо пропонуєте перейти на «ти», то і себе дозволяєте так називати. Переходом на «ти» в односторонньому порядку ви підкреслюєте свою перевагу. Яке відношення буде до вас у підлеглих?
При першій зустрічі з керівником ви повинні бути готові відповісти на ряд питань і задати свої. Це зовсім не говорить про вашу цікавості. Заздалегідь підготовлені питання покажуть вас з кращого боку – ви обов’язковий і відповідальна людина, яка готується до всього заздалегідь:
обов’язково поцікавтеся у керівника про наявність дрес-коду і його строгому дотриманні в офісі;
у разі потреби дозволяється Чи залишати робоче місце і як це оформлюється. Іноді можна просто відпроситися, іноді пишуть заяву – потрібно знати про це заздалегідь;
поцікавтеся про важливі персонах, які можуть з’явитися несподівано або подзвонити. Цілком природно, що початківця фахівця ніколи не представлять засновникам компанії або інвесторам. Але заочно знайомство повинно пройти обов’язково, щоб уникнути незручних моментів, які можуть виникнути при їх появі або дзвінку в офіс;
обов’язково поставте запитання, що ще вам необхідно знати, про що не сказано в регламенті. Цілком можливо, що керівник відкриє вам пару секретів на майбутнє, щоб для вас це не було несподіванкою. Це може бути все, що завгодно.
Офісний дрес-код
Дрес-код (dress code – кодекс одягу) – форма одягу, необхідна при відвідуванні певних заходів, організацій, закладів. Офісний дрес-код має свої особливості і правила.
Перш, ніж приступити до формування свого іміджу, подивіться на себе з критичної точки зору, оцініть переваги і недоліки своєї зовнішності. Також слід запам’ятати правило – ви завжди повинні виглядати привабливо, але переважання жіночність / мужність не повинно переважати над діловитістю. Ваша фізична привабливість не повинна викликати в колегах інтимних або фривольних бажань.
При підборі офісного одягу слід знати:
в офісному дрес-коді заборонений саморобний трикотаж навіть тендітній роботи;
в будь-яку погоду і будь-який час року наявність колготок або панчох;
в офісі прийнято носити костюми, сукні допустимі тільки строгих покроїв. Слідкуйте за забарвленням одягу, за довжиною спідниці. Не слід надягати занадто облягаючий або прозорий одяг, одяг без рукавів. Навіть в саму спекотну погоду руки повинні бути прикриті хоча б невеликим прозорим рукавом;
міняти туалет слід щодня. Якщо ви носите костюм, слід міняти хоча б блузку / сорочку;
в холодну пору року обов’язково наявність змінного взуття в офісі;
прикраси. Переважно одне, але дорогу прикрасу. Якщо ж ви любите біжутерію, то етикетом дозволено не більше 3 прикрас разом. Ланцюжки, кулони не носять поверх трикотажу і вовни. Хрестики та інші релігійні символи не носять напоказ;
помірне використання парфуму. А краще його повна відсутність, якщо ви працюєте в кабінеті з великою кількістю людей. Ваш парфум може бути неприємний оточуючим, а в когось може бути алергія. До того ж запах не повинен відволікати оточуючих.
Офісний дрес-код, насправді, суворо дотримується тільки у великих компаніях, де ведеться широка діяльність з інвесторами, клієнтами та партнерами в стінах офісу і не тільки. Є компанії, де потрібна навіть в обідню перерву змінити блузку / сорочку. У компаніях, чия щоденна діяльність не передбачає зустрічей з партнерами, вимоги до одягу можуть бути мінімальними, наприклад, заборонені тільки джинси, все інше – на розсуд співробітників. Якщо ж дрес-код як такий відсутній зовсім, то це ще не означає, що можна з’явитися на робочому місці в спортивному костюмі. Дотримання елементарних правил офісного одягу переходять в розряд негласних правил колективу.
Основи ділового етикету
Бізнес-етикет являє собою досить велике коло зведень і правил, якими керуються ділові люди. Але на початковому етапі роботи в офісному середовищі досить знати лише деякі основні принципи. Більш глибоким вивченням даної теми можна зайнятися самостійно:
Пунктуальність. Це є першорядною вашою характеристикою. Спізнюватися як на зустрічі, переговори і засідання, так і щодня на робоче місце категорично заборонено. І не важливо – жінка ви чи чоловік.
Привітання. Обов’язково вітайтеся, приходячи в офіс, заходячи в приміщення. Незалежно від статі першим вітається підлеглий! Не прийнято вітатися через поріг.
Стукати в двері перед входом в кабінет слід тільки в тому випадку, якщо там менше трьох осіб. В інших випадках прийнято входити без стуку.
Хто першим входить у двері? Сучасний діловий етикет витер статеві кордону в цьому питанні, і в двері входить першим той, хто до неї ближче. Хоча багато чоловіків як і раніше залишаються джентльменами.
Наготовлюючи собі каву чи чай, обов’язково запропонуйте колегам. Ніколи не залишайте недопиту каву / чай на столі поряд з комп’ютером і документами. Йдучи, обов’язково вимийте чашку.
Знайомство в ділових колах частенько починається з візитних карток: молодший за віком передає візитку старшому, а чоловік вручає візитку жінці першим!
При знайомстві жінка ніколи не називає свого імені першої (в цьому випадку підлогу дуже важливий).
При дзвінку кому спочатку поцікавтеся, чи зручно людині зараз спілкуватися.
Бесіду по телефону закінчує ініціатор дзвінка.
Відповідь на електронний лист має бути дана протягом 2-х діб з моменту його отримання.
У бізнес-середовищі жінці носити волосся розпущеним – ознака поганого тону.
Чоловік повинен бути завжди гладко поголений.
Для успішного початку кар’єри в офісі викладених правил буде цілком достатньо. Але тільки лише на початковому етапі. Пізніше вам знадобиться вивчити етикет переговорів, етикет електронного листування, етикет офіційних заходів і багато іншого. Не можна зупинятися, тому що ваша кар’єра буде складатися з безлічі зустрічей, переговорів і досягнень поставлених цілей. І для кожного з пунктів існує ще дуже багато правил і тонкощів, знання яких допоможе завоювати прихильність до вас партнерів і колег і репутацію ділової людини.

Like this post? Please share to your friends: