Вибираємо програму обліку комп’ютерів

З проблемою обліку устаткування стикається будь-яке підприємство, чисельність персоналу якого перевищує декілька десятків чоловік і обладнання якого закріплено за різними людьми або розміщене територіально в різних місцях. Проблема врахування саме комп’ютерного обладнання стоїть особливо гостро, оскільки це обладнання схильне частої заміни і зазнає часту ротацію. Я не зустрічав більш-менш великого підприємства, де проблема обліку ІТ обладнання повністю вирішена засобами бухгалтерського обліку. Це нормальна ситуація. По-перше, бухгалтерія оперує своїми власними об’єктами обліку.

Наприклад, кілька одиниць техніки по бухгалтерії можуть проходити одним активом. По-друге, для бухгалтерії часто має сенс обліку в рамках всієї організації (філії, відділу) і більш детальний облік сильно ускладнює роботу бухгалтера. По-третє, постає питання доступу до бухгалтерських даними співробітників ІТ відділу – вони повинні мати можливість оцінити наявність тієї чи іншої техніки на підприємстві і знати де що стоїть. У цьому випадку бухгалтерський облік стає абсолютно неефективним інструментом. Можна навести й інші аргументи, що показують необхідність наявності додаткового інструменту обліку, але, думаю, думка в цілому зрозуміла.
На сьогоднішній день на ринку представлені кілька десятків програм для обліку комп’ютерної техніки. Незважаючи на загальну спрямованість, програми сильно розрізняються функціонально. Рано чи пізно перед керівником IT відділу постає питання вибору інструменту обліку. Взявшись за рішення такого завдання, на першому етапі не завжди ясно які критерії потрібно використовувати при виборі. Помилка у виборі може призвести до великих накладних витрат. У цій статті будуть розглянуті кілька аспектів обліку комп’ютерного обладнання, які, на думку автора, є найбільш важливими.
Перше, що слід зробити – визначитися які завдання повинні вирішуватися за допомогою обліку. Гадаю, є три основні питання на які має відповідати облік – «Що?», «Де?» І «Коли?». Тобто ми повинні знати, яке обладнання ми маємо, де вона розміщена, і які події з ним відбувалися.
«Що?» Або можливість отримання інформації про склад обладнання. У більшості випадків необхідно мати дані про конкретні моделі обладнання або навіть про конкретних типах обладнання – програма обліку повинна мати інструменти вибірки даних про обладнання по його типам або з певною моделлю.
«Де?» Або можливість отримання інформації про розміщення устаткування. Це важливий момент. Більшість програм пропонують жорстку схему зберігання даних про розміщення обладнанні. Наприклад, в одній із програм для вказівки місця розташування обладнання передбачені поля «Філія» та «Місцезнаходження». Тобто мається дворівнева структура. Така структура цілком достатня для невеликої організації. Якщо у вас на підприємстві десятки філій по кілька офісів у кожному, то дворівневої структури явно недостатньо. На жаль, майже всі розглянуті автором програми мають двох або трирівневу структуру. Якщо вам необхідно налагодити облік обладнання у великій організації, то цьому питанню слід приділити пильну увагу.
«Коли?» Або можливість отримання інформації про події, пов’язані з обладнанням. У найпростішому варіанті це наявність у програмі історії. Майже всі програми мають функцію перегляду історії. У деяких програмах історія зберігається частково, тобто фіксуються не всі події. Дуже корисна можливість відзначати в історії такі події, як ремонт, ТО, поломки та інше. Природно, в програмі повинні бути засоби пошуку устаткування по певним подіям. Інакше сенс ведення історії трохи губиться. Більшість програм пропонують тільки перегляд історії конкретного пристрою.
Всі три описаних вище критерію тісно пов’язані з реалізацією системи звітів. Відсутність зручних інструментів вибірки даних може звести нанівець всі переваги тієї чи іншої програми. Звіти – це основний ваш інструмент. Він повинен бути простим, швидким і багатофункціональним. Зазвичай в програмах обліку пропонується якийсь набір типових звітів. У деяких програмах ви можете самостійно редагувати друковані форми звітів, що може виявитися корисним. Слід звернути увагу на можливість експорту даних звіту – не завжди кошти вибірки даних можуть задовольнити ваші потреби, і може знадобитися постобробка даних.
Основа будь-якої системи обліку – це база даних. Від її вибору залежить безпека, продуктивність, можливість багатокористувацького режиму роботи і простота адміністрування. Перед тим, як прийняти рішення про вибір системи обліку, з’ясуйте чи можна робити бекап бази, скільки часу йде на її відновлення у разі збою, як можна перенести базу даних на інший комп’ютер, чи можливий багатокористувацький режим. Наведу приклад зі своєї практики. Була обрана система обліку в організації, де є безліч філій та обліком займаються десятки людей. Природно, база була централізована. Після деякого часу, коли в базі накопичилося інформація про тисячі пристроїв, швидкість роботи різко впала і стала схожою на покрокову стратегію. Подальше використання даного продукту стало неможливим. Довелося зайнятися «розбором польотів». Сама база була реалізована у вигляді DBF файлів. По суті, клієнти зверталися не до сервера бази даних, а працювали з базою як із звичайними файлами, що при збільшенні розмірів останньої призвело до різкої втрати продуктивності. Більш того, при аналізі структури бази виявилися помилки порушення цілісності даних. Подібні проблеми особливо сильно проявляються в великих організаціях. Для невеликих організацій питання продуктивності можуть бути не настільки істотні.
Тепер про безпеку даних. Питання, яке багатьма просто ігнорується, і абсолютно даремно. Безпека даних залежить від вибору бази даних і від технології роботи з нею. Зрозуміло, що якщо база даних розглядається клієнтською частиною у вигляді файлів, то будь-який користувач може внести в неї несанкціоновані зміни або навіть повністю зруйнувати базу. Така ситуація спостерігається, наприклад, у всіх продуктах 1C версії 7 і нижче – будь-який користувач може як мінімум отримати всі дані бази. Подібна ситуація існує в багатьох проектах. Хочеться нагадати їх авторам, що на дворі 21 століття. Оптимальна з точки зору безпеки ситуація – це використання клієнт-серверної технології з винесенням контролю прав користувача (і всієї бізнес-логіки) на сторону сервера.
Якщо в організації програмою обліку IT обладнання користуються кілька людей, то постає питання про розділення прав. Можна дати всім повні права і сподіватися на чесність і добропорядність. Але це нелучшей підхід. Уявіть собі ситуацію, коли в довідник моделей устаткування можуть вносити зміни всі беруть участь у процесі обліку співробітники. Мінімум, що треба зробити в цьому випадку – виробити загальні правила ведення довідника. Інакше буде бардак. Але, як показує практика, це допомагає далеко не завжди. Найкраще, що можна зробити – обмежити права користувачів. Нехай кожен займається тим, ніж йому належить займатися. Деякі програми обліку не володіють механізмами поділу прав. У більшості механізм поділу прав реалізований на стороні клієнта, що погано з точки зору безпеки. Добре, якщо є можливість дозволяти певні операції тільки з певним типом обладнання.
Трохи про імпорт / експорт даних. З експортом більш-менш все зрозуміло, тому що в більшості випадків експорт можна робити зі звітів, зберігаючи дані в потрібному форматі. Цікавий саме імпорт. Частина програм обліку дозволяють робити імпорт даних із зовнішніх джерел. Тобто за допомогою якогось зовнішнього засоби ви збираєте інформацію про компоненти комп’ютерів і імпортуєте їх в базу даних обліку. На перший погляд така автоматизація виглядає корисною. Але є два істотні мінуси. По-перше, подібну автоматизацію можна застосувати не до всіх пристроїв, тобто вона буде частковою – метод можна застосувати тільки до комп’ютерів. По-друге, дані можуть виявитися надмірними. У мене була практика застосування програми збору даних про компоненти. Використовувалася AIDA32. Багато часу йшло на сортування даних (не всі дані були необхідні). Ще один побічний ефект від застосування такої автоматизації – сильне збільшення числа записів у довіднику моделей. Погодьтеся, не завжди потрібно знати модель приводу FDD, але із застосуванням такої автоматизації у вас в довіднику з’явиться багато непотрібних даних. Моя особиста думка – застосування автоматизації на етапі введення даних не виправдано.
Про інтерфейсі програм. В одній статті про Microsoft Visual Studio я натрапив на цікавий факт – Microsoft приділяє дуже багато уваги якості продуктів, якими користуються програмісти і співробітники IT служб. Чому? Тому що ці люди значно краще можуть оцінити якість, ніж пересічний користувач. Звертайте пильну увагу на інтерфейс. Вам з цим працювати. Ваш інструмент повинен бути легкий у використанні, простий (по крайней мене зовні), надійний і функціональний.
Підведемо підсумки. Основні аспекти, на які слід звернути увагу при виборі програми обліку можна сформулювати у вигляді наступного списку:

1. Інструменти для отримання інформації про склад обладнання.
2. Інструменти для отримання інформації про розміщення устаткування.
3. Інструменти для отримання інформації про події, пов’язані з обладнанням.
4. База даних і технологія роботи з нею. Адміністрування бази даних. Можливість масштабування бази.
5. Наявність багатокористувацького режиму роботи.
6. Безпека даних.
7. Розділення прав користувачів.
8. Автоматизація введення даних.
9. Якісний інтерфейс.

Як вже було сказано вище, на ринку представлено безліч програм обліку IT обладнання. Їх функціональне опис виходить за рамки цієї статті. Однак в якості прикладу хочу коротко охарактеризувати три програми, кожна з яких може бути застосована в різних масштабах:

1. Iron base 6. Сайт http://www.colibrilab.com/. База даних MS SQL Server 2005 Express Edition і вище. Інформацію про обладнання можна розділити на кілька областей (наприклад, по філіям). Усередині кожної області можна дуже гнучко налаштувати права користувачів. Засоби безпеки інтегровані з AD, що дозволяє управляти правами на рівні AD. Безпека даних контролюється на стороні сервера. Засобів імпорту даних немає. Добре розвинені засоби вибірки даних. Структура даних про обладнання може бути будь-якої глибини (у вигляді дерева). Структура довідника моделей також деревоподібна. Дозволяє враховувати ліцензії. Інтерфейс простий та інформативний. Це рішення можна використовувати в організаціях будь-яких масштабів. Раджу звернути увагу на даний продукт.
2. Hardware Inspector. Сайт http://www.hwinspector.com/. База зберігається в DBF файлах. Є клієнт-серверне рішення – використовується виділений сервер FoxPro. Є засоби розділення прав користувачів. Безпека даних контролюється на клієнтській стороні. Є засоби автоматизації імпорту / експорту даних. Досить багато звітів. Можна редагувати шаблони звітів. Структура даних про обладнання трирівнева, що ускладнює застосування у великих організаціях. Дозволяє враховувати ліцензії, ПО і події, що відбуваються з обладнанням. Інтерфейс мало інформативний і сильно перевантажений. Це рішення для організацій середніх масштабів.
3. IT Invent. Сайт http://www.it-invent.ru/. База даних у вигляді mdb файлів (формат MS Access). Можна використовувати базу MS SQL Server. Є засоби розділення прав користувачів. Безпека даних контролюється на клієнтській стороні. Засобів імпорту даних немає. Шість простих звітів. Структура даних про обладнання дворівнева. Не можна помістити пристрій в інший пристрій. Рішення для організацій з парою десятків робочих місць.

Like this post? Please share to your friends: